DEMİR TİCARET FAHRETTİN DEMİR (ABANT LOTUS OTEL)
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ
Demir Ticaret Fahrettin DEMİR (Abant Lotus Otel) olarak, kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hazırladığımız bu metin, otelimizle kuracağınız temaslarda verilerinizin hangi amaçla, nasıl işlendiğini ve haklarınızı detaylandırmaktadır.
1. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Otelimizle olan ilişkiniz kapsamında, global standartlara uygun olarak aşağıdaki kategorilerdeki verileriniz işlenmektedir:
• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, pasaport bilgileri, doğum yeri ve tarihi, uyruk.
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah adresi.
• Müşteri İşlem ve Rezervasyon: Konaklama tarihleri, oda numarası, acente bilgileri, otel içi harcamalar, giriş-çıkış kayıtları.
• Finansal Bilgiler: Fatura bilgileri, ödeme araçlarına ilişkin detaylar (Kredi kartı bilgileri sistemimizde saklanmamakta, POS üzerinden anlık işlem yapılmaktadır).
• Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Sağlık verileri (gıda alerjileri, kronik rahatsızlıklar, engellilik durumu), yalnızca size daha güvenli bir hizmet sunabilmek ve sağlığınızı korumak adına açık rızanızla işlenir.
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Tesis güvenliği amacıyla ortak alanlarda bulunan kapalı devre kamera sistemi (CCTV) kayıtları.
• Teknik İşlem Bilgileri (Log): Tesis içi internet (Wi-Fi) erişim kayıtları ve web sitesi çerez bilgileri.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz, işletmemiz tarafından sunulan hizmetin kalitesini artırmak ve yasal zemini sağlamlaştırmak amacıyla aşağıdaki detaylı amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:
• Konaklama Hizmetlerinin Yönetimi: Rezervasyonun alınması, misafir giriş-çıkış (check-in/check-out) işlemlerinin yapılması, oda tercihlerinin kaydedilmesi ve konaklama süresince ihtiyaç duyulan oda servisi, kat hizmetleri gibi süreçlerin yönetilmesi.
• Özel Talepler ve Misafir Memnuniyeti: Misafirlerimizin varsa gıda alerjileri, yastık seçimi veya engellilik durumlarına ilişkin belirttikleri özel ihtiyaçların yerine getirilmesi; geçmiş konaklamalardaki tercihlerine dayanarak bir sonraki ziyaretlerinde kişiselleştirilmiş hizmet sunulması.
• Finansal ve Muhasebesel İşlemler: Konaklama bedelinin tahsili, fatura ve irsaliye düzenlenmesi, vergi mevzuatından doğan saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Tesis ve Can Güvenliğinin Sağlanması: Ortak alanlardaki (giriş, resepsiyon, koridorlar, dış cephe) kamera kayıtları aracılığıyla olası hırsızlık, kayıp veya adli vakaların önlenmesi ve tesis güvenliğinin tesisi.
• İletişim ve Pazarlama Faaliyetleri: (Açık rızanız bulunması halinde) Otelimizdeki özel etkinlikler, sezonluk kampanyalar, indirimler ve sadakat programları hakkında e-posta veya SMS yoluyla bilgilendirme yapılması.
• Operasyonel Risk Yönetimi: Şikâyet ve taleplerin sisteme kaydedilmesi, hizmet standartlarımızın denetlenmesi ve olası hukuki uyuşmazlıklarda ispat külfetinin yerine getirilmesi.
3. Kişisel Verilerin Aktarılması ve Yerel Depolama
Abant Lotus Otel olarak, veri güvenliği politikamız gereği bulut tabanlı (cloud) sistemler kullanılmamaktadır. Verileriniz yalnızca tesisimiz bünyesindeki yerel sunucularda ve fiziksel arşivlerde saklanmaktadır. Bu bağlamda verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır. Verileriniz ancak şu durumlarda üçüncü kişilere aktarılır:
• Resmi Makamlar: Kanuni zorunluluklar kapsamında Emniyet Genel Müdürlüğü, Jandarma Genel Komutanlığı ve adli merciler.
• Hizmet Tedarikçileri: Yalnızca konaklamanızın bir parçası olan hizmetlerin (örneğin talep ettiğiniz dış transfer veya özel organizasyonlar) yerine getirilmesi amacıyla ilgili iş ortakları.
4. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen kanallar aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır. İşleme faaliyetlerimizin dayandığı hukuki sebepler şunlardır:
• Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi: 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu uyarınca kimlik bilgilerinizin kolluk kuvvetlerine (EGM/Jandarma) bildirilmesi ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu gereği mali kayıtların tutulması.
• Sözleşmenin Kurulması ve İfası: Sizinle akdettiğimiz konaklama sözleşmesinin (rezervasyonun) geçerlilik kazanması ve taahhüt ettiğimiz hizmetin (barınma, yemek vb.) size sunulabilmesi için verilerinizin işlenmesinin zorunlu olması.
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü: 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Kanunu uyarınca, misafirlerimize sunduğumuz Wi-Fi hizmetine ilişkin erişim kayıtlarının (log) yasal süreler boyunca saklanması zorunluluğu.
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması: İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda (hasar, ödeme itirazı vb.) otelimizin haklarını koruyabilmesi için veri saklamanın zorunlu olması.
• İşletmemizin Meşru Menfaatleri: Misafirlerimizin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, hizmet kalitemizi ölçmek, tesis güvenliğini kamera ile sağlamak ve işleyişimizi denetlemek için veri işlemenin gerekli olması.
• Açık Rıza: Yukarıdaki sebepler dışında kalan; pazarlama, reklam ve sağlık verileri (alerji vb.) gibi hassas konular, sadece sizin özgür iradenizle verdiğiniz onay (açık rıza) ile işlenmektedir.
5. Veri Saklama ve İmha Süreleri
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler (Vergi kanunları uyarınca 10 yıl, Kimlik Bildirme Kanunu uyarınca konaklama süresince vb.) veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır. Saklama süresi sona eren veriler, KVKK imha politikamıza uygun olarak ilk imha periyodunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Ayrıca tesis güvenliği amacıyla ortak alanlarda bulunan kapalı devre kamera sistemi (CCTV) kayıtları – görüntü ve ses) 15 gün sonra üzerine yazmaktadır
6. Kişisel Veri Sahibinin Hakları (Madde 11)
KVKK uyarınca herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili; veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuna uygun olarak işlenmiş olsa dahi verilerin silinmesini isteme haklarına sahiptir.
7. İletişim ve Başvuru
Taleplerinizi, kimliğinizi teyit edici belgelerle birlikte Beşkavaklar Mah. İskender Sk. D100 Karayolu 81/B BOLU adresine yazılı olarak elden veya [email protected] adresine e-posta yoluyla iletebilirsiniz. Başvurunuz, niteliğine göre en geç 30 gün içinde sonuçlandırılacaktır.
